Planificación y Organización de Eventos Empresariales e Institucionales

CLASE I – EVENTOS.

• Definición.
• Clasificación de eventos, empresariales, culturales, religiosos, sociales, políticos, deportivos.
• Ámbitos de desarrollo.
• Finalidad u objetivos.
• Contenido o temática.
• Los eventos de acuerdo al número de participantes.
• Los eventos de acuerdo a la responsabilidad económica
• Cobertura geográfica.
• Clasificación de públicos: Selecto, circunstancial y obligado. Espectadores, visitantes y participantes.
• Los eventos empresariales. Definición y clasificaciones. Externos, Internos. Eventos de trabajo o esparcimiento.
• Presenciales o virtuales,.
• Turismo de eventos o Turismo de Negocios.
• Rubros a tener en cuenta a la hora de organizar un Evento Corporativo:

CLASE II – PLANIFICACIÓN: SUS ETAPAS

• Actividades de pre-evento
• El proceso de planificación
• Previsión
• Selección de sede
• Fechas
• Duración
• Asistencia
• Recursos humanos
• Recursos técnicos
• Planeación
• Lista de tareas para eventos especiales
• Programa o plan de trabajo
• Cronograma
• Presupuesto: criterio financiero. Estructura general.
• Como determinar la cuota de inscripción, o el valor del cubierto
• Etapa de organización
• Etapa de integración
• Etapa de dirección y control
• Actividad post evento
• Evaluación final
• Cobro de honorarios

CLASE III – TIPOLOGÍA DE EVENTOS

• Los eventos empresariales, sus características
• Términos vinculados a eventos empresariales.
• Asambleas
• Conferencias
• Conferencias de prensa: pasos a tener en cuenta.
• Congresos
• Convención
• Diferencias entre congresos y convenciones.
• Exposición
• Firmas de convenios
• Eventos de motivación: indoor (en el interior)- outdoor (al aire libre) ,coaching , team building .
• Family day
• Ferias
• Foro
• Jornada
• Junta de accionistas
• Homenaje
• Inauguración
• Lanzamiento de productos o servicios
• Mesa redonda
• Panel
• Presentación de un libro
• Seminario
• Simposio
• Taller
• Turismo de negocios.
• Viajes de incentivo: como organizarlos.
• Workshop.
• Visita a la empresa: visitas informales. visitas de mayor jerarquía de empresa a empresa.

CLASE IV: EVENTOS GASTRONÓMICOS VINCULADOS A LOS EVENTOS EMPRESARIALES

• Desayuno de trabajo
• Brunch
• Coffee break (pausa café)
• Buffet
• Banquetes
• Brindis
• Comida de negocio
• Coctel
• Lunch
• Vino de honor

Tipos de montaje: Mesa imperial, en U o herradura, clásico, moderno, coctel, teatro, escuela.

CLASE V: CONGRESOS, SU ORGANIZACIÓN, DEFINICIÓN

• Tipología de congresos
• Planificación de un congreso.
• Componentes imprescindibles para tener un producto competitivo son:
• Elementos básicos para la planificación
• Preguntas, para poder definir al congreso y determinar sus componentes
• Selección de la fechas
• Los comités: tipos de comité.
• Figura del operador profesional de congresos. Especificación de las tareas de un opc.
• Tiempos necesarios para la organización de un congreso. Primera comunicación
• Pasos a desarrollar durante un congreso, establecer los objetivos, seleccionar locación, selección de hospedaje, listado de oradores.
• Programa científico. Programa social
• Personal contratado
• Confección, distribución de materiales y mensajes.
• Mailing (correo, vía e-mail) elaboración. Prensa y difusión.
• Servicios de transportes. Requerimientos a los participantes.
• Actividades complementarias. Seguros.
• Comidas y bebidas.
• Financiamiento. Ítems a tener en cuenta para conformar el presupuesto preliminar.

CLASE VI: ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE FERIAS, PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

• Historia de las Ferias. Definición
• Diferencias entre ferias y exposiciones.
• Importancia de las ferias.
• Actividades complementarias: Ruedas de negocios salones satélites jornadas de capacitación, presentaciones culturales degustaciones y demostraciones.
• Clasificación por tipo de actividad
• Ferias generales, monográficas y especializadas.
• Público objetivo.
• Ferias importadoras, exportadoras y Mixtas.
• Objetivos.
• Quienes participan en una feria?.
• Organizadores de eventos.
• Proveedores.
• El expositor.
• El visitante.
• Motivos que animan a los visitantes de una feria.
• Prestadores de servicios feriales.
• Qué es un stand?.
• Zonas diferenciadas de un stand.